Dalam kerangka tata kelola pemerintahan yang efektif, sinergi antara **instansi terkait** bukan lagi sekadar pilihan strategis, melainkan sebuah prasyarat fundamental. Era digital menuntut integrasi sistem yang mulus, alih-alih sekadar pertukaran dokumen manual, untuk memastikan pelayanan publik yang cepat, akurat, dan merata.
Konsep pelayanan publik yang ideal adalah layanan yang dirasakan masyarakat sebagai satu kesatuan, tanpa perlu memahami kompleksitas birokrasi di baliknya. Namun, realitasnya, pelayanan publik sering kali terfragmentasi. Pemohon layanan harus berinteraksi dengan berbagai **instansi terkait** secara berulang, menyediakan data yang sama berkali-kali, hanya karena sistem antarlembaga tidak terhubung.
Istilah "instansi terkait" merujuk pada seluruh entitas pemerintahan—baik kementerian, lembaga non-kementerian, pemerintah daerah, maupun badan usaha milik negara (BUMN) yang memiliki kewenangan, fungsi, dan tanggung jawab yang saling beririsan dalam penyelenggaraan suatu layanan spesifik. Misalnya, dalam proses perizinan investasi, instansi terkait mencakup Kementerian Investasi, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Pemerintah Daerah setempat, dan Badan Pertanahan Nasional. Kegagalan koordinasi di salah satu titik dapat menghambat keseluruhan proses.
Penting untuk membedakan antara koordinasi dan sinergi. Koordinasi adalah upaya penyelarasan rencana dan aktivitas untuk menghindari tumpang tindih. Sementara itu, sinergi melampaui itu; sinergi adalah penciptaan nilai tambah kolektif yang dihasilkan dari penggabungan sumber daya, data, dan kompetensi yang berbeda, menghasilkan keluaran (output) yang jauh lebih besar daripada total keluaran jika masing-masing instansi bekerja sendiri-sendiri (1 + 1 = 3). Dalam konteks digital, sinergi berarti interoperabilitas data dan proses bisnis terpadu.
Gambar 1: Model Keterhubungan Instansi Terkait (Sinergi).
Meskipun mandat sinergi selalu ada dalam peraturan, implementasi di lapangan menghadapi rintangan struktural dan kultural. Tantangan ini harus dipahami secara mendalam sebelum solusi digital dapat diterapkan secara efektif.
Tantangan terbesar adalah kecenderungan **instansi terkait** untuk beroperasi dalam "silo." Setiap lembaga cenderung memprioritaskan indikator kinerja internalnya, terkadang mengabaikan dampak atau hambatan yang ditimbulkannya terhadap instansi lain dalam rantai pelayanan. Budaya ini menolak berbagi data sensitif karena kekhawatiran hilangnya kontrol atau privasi, meskipun data tersebut sangat penting untuk proses verifikasi layanan di instansi lain.
Seringkali, regulasi yang dibuat oleh satu kementerian bertentangan atau tumpang tindih dengan regulasi kementerian lain. Ketika dua **instansi terkait** mencoba berkoordinasi, mereka dihadapkan pada dua payung hukum yang berbeda mengenai prosedur, kewenangan, atau standar teknis. Ini menciptakan kebingungan prosedural, terutama di tingkat pelaksana teknis.
Masalah ini diperparah oleh dinamika peraturan daerah (Perda) yang mungkin tidak selaras dengan peraturan pusat, terutama dalam pelayanan publik yang melibatkan izin lokal (misalnya, IMB atau izin lingkungan). Diperlukan sebuah 'Payung Hukum Integrasi' yang secara eksplisit mengatasi pertentangan regulasi ini, menunjuk penanggung jawab tunggal untuk layanan terpadu, dan memberikan dasar legalitas bagi pertukaran data elektronik lintas sektor.
Digitalisasi yang tidak terencana di masa lalu menyebabkan setiap **instansi terkait** memiliki sistem yang dibangun menggunakan teknologi, basis data, dan arsitektur yang sangat beragam. Upaya untuk menghubungkan sistem lama (legacy systems) ini membutuhkan biaya dan waktu yang sangat besar. Kurangnya standardisasi protokol komunikasi (misalnya, penggunaan API yang tidak konsisten) menjadi hambatan teknis utama dalam mewujudkan interoperabilitas data secara real-time.
Kondisi ini menuntut adanya investasi besar tidak hanya pada perangkat keras, tetapi juga pada lapisan perantara (middleware) yang berfungsi sebagai penerjemah antara berbagai sistem yang tidak kompatibel. Tantangan ini mendasari perlunya Kerangka Arsitektur Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang harus dipatuhi oleh seluruh **instansi terkait**.
Pencapaian sinergi membutuhkan pendekatan multi-dimensi, tidak hanya dari sisi teknologi, tetapi juga dari sisi kebijakan, kelembagaan, dan sumber daya manusia.
Pilar utama sinergi digital adalah kemampuan sistem untuk "berbicara" satu sama lain. Data dasar yang wajib divalidasi oleh seluruh **instansi terkait** (seperti NIK, data kependudukan, data perpajakan, dan data kepemilikan aset) harus diakses secara tunggal melalui mekanisme yang terstandarisasi dan aman. Prinsip "sekali input, berkali-kali pakai" harus diterapkan secara ketat.
Untuk menghindari hubungan titik-ke-titik (point-to-point) yang rumit dan tidak efisien, **instansi terkait** harus memanfaatkan arsitektur API Gateway (Gerbang Antarmuka Pemrograman Aplikasi) tunggal. Gateway ini berfungsi sebagai titik akses terpusat, mengelola otorisasi, keamanan, dan pemantauan trafik data antarlembaga. Hal ini memastikan bahwa data diakses dengan standar keamanan tertinggi dan tercatat auditnya.
Integrasi bukan hanya tentang pertukaran data, tetapi juga pemahaman data yang sama. Seluruh **instansi terkait** wajib menggunakan standar metadata yang sama. Misalnya, jika Instansi A menggunakan kode '01' untuk status 'Menikah' dan Instansi B menggunakan 'M', sistem harus sepakat menggunakan standar tunggal. Semantic Interoperability (interoperabilitas semantik) memastikan bahwa makna dan konteks data dipahami secara konsisten di seluruh sistem pemerintah.
Teknologi tidak akan berfungsi tanpa dukungan kelembagaan yang kokoh. Sinergi harus diatur oleh otoritas yang kuat yang dapat memotong 'ego sektoral'.
Untuk layanan multi-instansi (misalnya, perizinan terpadu), harus ada satu **instansi terkait** yang ditunjuk sebagai koordinator tunggal (single window). Koordinator ini bertanggung jawab penuh atas keseluruhan proses, dari penerimaan aplikasi hingga penerbitan hasil, bahkan jika proses verifikasi melibatkan lima lembaga lainnya. Ini memangkas kontak langsung masyarakat dengan banyak birokrasi.
Setiap perjanjian kerja sama (PKS) atau Nota Kesepahaman (MoU) antara **instansi terkait** mengenai pertukaran data harus mencakup klausul standar yang jelas mengenai:
Gambar 2: Skema Aliran Data Terintegrasi Melalui API Gateway.
Sinergi digital menuntut adanya pegawai pemerintah yang tidak hanya ahli di bidang fungsionalnya, tetapi juga memahami proses bisnis dan kebutuhan data **instansi terkait** lainnya. Pelatihan harus difokuskan pada pemahaman rantai nilai pelayanan publik secara holistik.
Program pertukaran pegawai (talent exchange) antara **instansi terkait**, khususnya di level pengelola data dan analis kebijakan, dapat memecah 'silo' pengetahuan. Ketika seorang pegawai dari instansi A pernah bekerja di instansi B, ia akan lebih mudah memahami hambatan data dan regulasi di instansi B, memfasilitasi komunikasi yang lebih efektif saat proses sinergi dilakukan.
Pengembangan kurikulum dan sertifikasi khusus bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang bertanggung jawab atas SPBE dan integrasi data. Kompetensi ini harus mencakup keamanan siber, manajemen API, dan analisis kebijakan lintas sektor. Ini memastikan bahwa keputusan teknis integrasi didasarkan pada pengetahuan terbaik yang seragam di seluruh **instansi terkait**.
Sinergi yang efektif paling terlihat dampaknya dalam pelayanan yang melibatkan prosedur kompleks dan multisektor. Berikut adalah dua contoh mendalam mengenai bagaimana **instansi terkait** dapat bekerja sama.
Sistem OSS adalah contoh konkret sinergi yang berhasil memaksa ratusan **instansi terkait** (pusat dan daerah) untuk berintegrasi di bawah satu platform. Sebelum adanya sistem ini, izin usaha mengharuskan investor mendatangi kantor kementerian teknis, dinas daerah, dan badan terkait satu per satu.
Sistem OSS bekerja dengan menarik data secara real-time dari beberapa sumber utama:
Meskipun OSS telah maju, tantangan sinergi tetap ada. Misalnya, sering terjadi perbedaan kecepatan pembaruan data antara sistem pusat OSS dengan sistem perizinan daerah. Solusinya adalah penguatan klausul SLA data yang ketat dan mekanisme sanksi bagi **instansi terkait** yang lambat memperbarui data legalitas, memastikan konsistensi antara data pusat dan daerah secara instan.
Pelayanan publik yang paling sering membutuhkan sinergi adalah yang berbasis identitas individu. Data kependudukan yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) merupakan master data yang digunakan oleh hampir semua **instansi terkait** lainnya, seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Kepolisian, dan Dirjen Pajak.
Sebelum adanya perjanjian sinergi, masyarakat sering diminta melampirkan salinan Kartu Keluarga (KK) atau KTP. Saat ini, prosesnya jauh lebih efisien:
Keberhasilan sinergi Dukcapil menjadi model karena adanya payung hukum kuat yang mewajibkan seluruh **instansi terkait** untuk menggunakan NIK dan data kependudukan sebagai referensi utama, disertai sanksi jika tidak mematuhi standar keamanan dan akses yang ditetapkan.
Sinergi yang efektif tidak boleh mengorbankan keamanan data dan etika privasi. Peningkatan akses data antar **instansi terkait** secara eksponensial meningkatkan risiko kebocoran jika tidak diatur dengan ketat.
Ketika satu instansi meminta data dari instansi lain, prinsip minimalisasi data (data minimization) harus diterapkan. Artinya, **instansi terkait** hanya boleh meminta data sebatas yang benar-benar dibutuhkan untuk menyelesaikan layanan spesifik, bukan seluruh dataset yang dimiliki oleh instansi sumber. Permintaan data harus disertai tujuan yang jelas dan terbatas (purpose limitation).
Sinergi digital memerlukan peran sentral dari otoritas keamanan siber nasional untuk memantau dan mengamankan seluruh jalur komunikasi antar **instansi terkait**. Kehadiran Pusat Keamanan Siber memastikan bahwa standar keamanan yang digunakan di seluruh lembaga adalah homogen dan mutakhir, sehingga titik terlemah (yang sering terjadi di daerah atau lembaga kecil) tidak menjadi celah bagi peretas.
Seiring majunya teknologi, banyak **instansi terkait** mulai menggunakan data biometrik (sidik jari, wajah, iris mata) untuk otentikasi. Sinergi data biometrik harus diatur dengan sangat hati-hati. Data biometrik sebaiknya tidak disimpan secara terpusat oleh setiap instansi, melainkan diverifikasi terhadap data sumber (Dukcapil atau Kepolisian) melalui teknik hashing atau tokenisasi, sehingga instansi penerima tidak benar-benar menyimpan informasi biometrik mentah, hanya hasil verifikasi saja.
Jika sinergi antar **instansi terkait** telah mencapai tingkat kematangan tertinggi, pemerintahan dapat bertransformasi dari reaktif (menunggu permohonan) menjadi proaktif (menyediakan layanan tanpa diminta).
Dengan data yang terintegrasi penuh, sistem dapat memprediksi kebutuhan masyarakat atau pelaku usaha. Contoh:
AI membutuhkan data dalam jumlah besar dan bervariasi untuk dapat berfungsi optimal. Sinergi memungkinkan penggabungan dataset dari berbagai **instansi terkait** (kesehatan, pendidikan, ekonomi) untuk menjalankan analisis kebijakan yang lebih komprehensif. Misalnya, AI dapat menganalisis korelasi antara izin usaha yang diterbitkan di suatu wilayah (Instansi A) dengan tingkat penyerapan tenaga kerja lokal (Instansi B) dan tingkat perpajakan yang dibayar (Instansi C) untuk mengukur efektivitas insentif investasi.
Gambar 3: Keseimbangan antara Keamanan Data dan Efisiensi Layanan.
Salah satu hambatan sinergi adalah pendanaan. **Instansi terkait** sering enggan berinvestasi pada sistem yang manfaatnya juga dinikmati instansi lain, atau sebaliknya, enggan membayar biaya akses ke data instansi sumber. Model keuangan berbagi (cost-sharing model) harus diresmikan, di mana investasi pada platform bersama (seperti API Gateway nasional atau sistem master data) ditanggung secara kolektif, dan biaya operasional dihitung berdasarkan volume penggunaan data (pay-per-use) oleh setiap instansi. Ini mendorong akuntabilitas dan memastikan keberlanjutan investasi pada infrastruktur sinergi.
Mekanisme ini harus diatur secara jelas melalui Peraturan Presiden atau setingkatnya, memastikan bahwa anggaran untuk integrasi dialokasikan secara wajib, bukan diskresional, di seluruh kementerian dan lembaga yang dikategorikan sebagai **instansi terkait** dalam sebuah ekosistem pelayanan tertentu.
Untuk memastikan artikel ini memberikan panduan operasional, kita perlu menguraikan langkah-langkah detail yang harus diambil oleh **instansi terkait** dalam proses migrasi menuju sistem terintegrasi.
Langkah pertama adalah inventarisasi menyeluruh. Setiap **instansi terkait** wajib memetakan proses bisnis inti mereka (core business process) dan mengidentifikasi:
Proses ini menghasilkan "Matriks Kebutuhan dan Ketersediaan Data Lintas Instansi" yang menjadi dasar negosiasi teknis untuk pembangunan jalur API. Matriks ini juga harus mencakup tingkat sensitivitas data (misalnya, Publik, Terbatas, Rahasia) sesuai klasifikasi keamanan nasional.
Data Governance adalah fondasi yang mengatur bagaimana data dibuat, disimpan, digunakan, dan dipertukarkan. Sinergi memerlukan Tata Kelola Data yang disepakati bersama oleh semua **instansi terkait**.
Migrasi dari sistem manual atau titik-ke-titik ke API Gateway terpadu harus dilakukan secara bertahap dan paralel. Ini menghindari gangguan layanan publik yang sedang berjalan.
Tahapan pengujian sinergi:
Optimalisasi sinergi antar **instansi terkait** adalah perjalanan yang tidak pernah berakhir. Mengingat laju perubahan teknologi dan kebutuhan masyarakat yang terus berkembang, integrasi yang telah dicapai saat ini harus terus dipelihara dan ditingkatkan.
Kunci keberhasilan sinergi digital terletak pada komitmen kepemimpinan puncak di seluruh **instansi terkait** untuk membongkar sekat-sekat institusional dan memprioritaskan kepentingan publik di atas kepentingan sektoral. Sinergi data yang kuat tidak hanya meningkatkan efisiensi internal pemerintah, tetapi yang terpenting, ia mengembalikan kepercayaan publik melalui pengalaman layanan yang mulus dan terintegrasi, menjadikan birokrasi terasa ringan dan responsif di hadapan warga negara.
Mewujudkan pemerintahan berbasis elektronik yang terpadu (SPBE) memerlukan kesadaran bahwa seluruh **instansi terkait** adalah bagian dari satu kesatuan rantai nilai pelayanan nasional, di mana kelemahan satu mata rantai akan berdampak pada keseluruhan sistem. Dengan fondasi kelembagaan yang kuat, arsitektur data yang terstandardisasi, dan budaya kerja kolaboratif, cita-cita layanan publik digital yang paripurna akan tercapai.